Processo de Onboarding: Guia de Implementação

Quem pensa que o processo de recrutamento e seleção acaba quando o melhor candidato é escolhido, se engana. O Onboarding no RH é mais uma responsabilidade desse setor, e contribui para que as pessoas sejam formadas por profissionais plenamente integrados à empresa.

Neste guia vamos entender tudo sobre o processo de Onboarding e o que ele entrega para a empresa e para os colaboradores recém chegados, vamos entender todos os benefícios e a importância de construir um eficiente programa de boas vindas para novos profissionais, além de dicas de como colocar em prática esse processo que se bem feito gera muitas vantagens para seu negócio e para os funcionários.

Entendendo o Processo de Onboarding e seu conceito

Podemos definir o Onboarding como uma ferramenta de gestão de pessoas, que cria uma série de ações planejadas para recepcionar, treinar e adaptar um novo colaborador em uma empresa qualquer.

Chamamos de Onboarding todo o processo de integração de novos funcionários na empresa. A palavra, de origem inglesa, já apresenta essa ideia, já que ela tem o sentido de embarcar. Ou seja, é quando um novo colaborador embarca em uma nova experiência profissional, em uma nova cultura organizacional e em uma nova estrutura corporativa.

Cabe então ao setor de RH e à gestão criarem todo um ambiente saudável e produtivo, para fazer com que o colaborador sinta-se o mais rápido possível adaptado à nova rotina de trabalho.

O Onboarding e os primeiros dias

Logo nos primeiros momentos de um novo colaborador na empresa há a necessidade que ele entenda como é a rotina de trabalho, quais serão as suas responsabilidades e quem vai orientá-lo nessas primeiras ações e atividades. 

É assim que o Onboarding se apresenta para os novos colaboradores. O Processo de Onboarding, normalmente acontece de forma presencial, no local de trabalho, cada vez mais tem se transformado, com a revolução tecnológica. 

Assim, o processo de Onboarding nas empresas tem sido planejado e executado de forma antecipada, muito mais rápida e eficiente, utilizando, por exemplo, vídeos online, podcasts, seminários e técnicas de educação como gamificação ou realidade virtual.

Todas essas ferramentas podem ser usadas para criar um programa de boas vindas eficiente que consiga gerar no novo talento um sentimento de pertencimento, e que gere motivação e engajamento para ele.

Primeira impressão é a que fica

É muito importante que gestores entendam a importância do primeiro dia de trabalho na vida de um novo colaborador. 

Neste momento, a recepção precisa ser completa e acolhedora, pois é consenso que empresas que realizam um bom processo de onboarding conseguem reter os talentos por muito mais tempo.

Os benefícios de um bom trabalho de Onboarding

Antes de entrarmos na parte prática, de implementação de um eficiente Onboarding na sua empresa, vamos entender quais os benefícios que ele proporciona para seu negócio.

Retenção de talentos

Qualquer conteúdo existente sobre o processo de Onboarding deve trazer a retenção de talentos como principal vantagem para uma empresa criar um bom programa de boas vindas de novos colaboradores.

De fato, é fácil entender. Se um colaborador, ao chegar a seu novo ambiente de trabalho, é apresentado de forma adequada e acolhedora a sua nova rotina de trabalho, e também a cultura organizacional da empresa, ele terá mais chances de se engajar e planejar a sua profissional a médio e longo prazos.

E as empresas que conseguem reter seus talentos por mais tempo geram melhores resultados em termos de produtividade, redução de custos e aumento de lucros. Um profissional de alto padrão e com muito tempo de serviço em uma empresa tende a gerar os melhores resultados possíveis.

Engajamento

Um bom trabalho de Onboarding consegue gerar nos novos colaboradores um sentimento maior de pertencimento, aumentando a motivação e principalmente, o engajamento dele com as ações promovidas pela empresa.

Ter um profissional engajado e motivado é o maior desejo de qualquer negócio, independente de seu tamanho. Por isso, todo o processo que leva um colaborador a vestir a camisa da empresa e se apresentar como um parceiro começa nos primeiros dias, com um eficiente trabalho de Onboarding.

Maior produtividade

Colaboradores satisfeitos geram mais produtividade. Não é tão difícil fazer esta associação, já que ela acontece de forma natural no dia a dia de trabalho. 

Criar um ambiente acolhedor para novos colaboradores tende a gerar melhores entregas em um curto período de tempo.

Redução de turnover

Muitas vezes confundido com retenção de talentos, a taxa de turnover mede a entrada e saída de colaboradores num período específico de tempo. 

Quanto mais o índice, mais sinais de que há algo de errado acontecendo na empresa. Um bom trabalho de Onboarding tende a diminuir a taxa de saídas de colaboradores, criando um ambiente propício para retenção de talentos.

Diminuição de custos

Esse é um benefício que vem como consequência da redução de turnover e da retenção de talentos. Ou seja, uma empresa que cria um ambiente acolhedor e saudável para seus colaboradores economiza com os custos de contratar novos colaboradores a todo o momento. 

Cada saída e cada contratação geram custos, e nenhuma empresa quer ter esses custos sem necessidade.

Como implementar o Onboarding em sua empresa

São vários os passos para que uma empresa implemente um eficiente programa de Onboarding, que gere satisfação e engajamento do colaborador desde os primeiros momentos. 

Veremos alguns desses passos.

Tudo começa com o email de boas vindas

O email ainda é o principal meio de comunicação corporativa e deve ser a porta de entrada do colaborador na empresa. 

Envie um email confirmando a contratação, e apresentando de modo mais formal a cultura organizacional da empresa e todas as informações relevantes para este primeiro momento. 

O email pode ser complementado por uma ligação, que gera um sentimento maior de pertencimento por parte do colaborador. Essa dupla (email e telefonema) tem o poder de oferecer uma primeira impressão satisfatória para o futuro profissional.

O email deve conter informações básicas, como datas de início, como se dará a entrada do novo colaborador na empresa e horários. 

Seja atento aos detalhes

No primeiro dia de trabalho, o novo colaborador estará, certamente, mais nervoso que o habitual. Então não adianta jogar dezenas e centenas de novas informações para ele, porque o mais provável é que ele não se lembre de tudo. 

Assim, foque em pequenos detalhes. Um plano de Onboarding eficiente é aquele que gera respostas imediatas do novo funcionário. 

Se apegue ao que de fato é importante no primeiro dia. Introduza o ambiente e a equipe de uma forma empática, e apresente o que for de fato fundamental para ele aprender já no primeiro dia. 

Faça um tour pela empresa

 Um passo muito importante no primeiro dia se dá ao fazer um tour completo pelas instalações da empresa. Além de criar já uma relação de familiaridade, será importante para que nos dias seguintes o colaborador já consiga transitar por todos os setores que ele precisa sem ajuda de terceiros. 

É importante oferecer todas as informações relevantes no primeiro momento, e todas as informações possíveis, nas primeiras semanas, sobre a estrutura física da empresa, os setores, os locais que o novo funcionário poderá transitar, dentre outros detalhes. 

Apresente o setor de trabalho

Depois que o colaborador tiver uma visão macro da empresa, apresente o setor que ele trabalhará dali para frente. 

Nesse momento é importante que alguém do setor de RH com mais experiência apresente todos os detalhes do espaço físico e do trabalho especificamente.

 Nesse momento é adequado fazer uma apresentação da equipe e apresentar inicialmente metas e objetivos desejados pela empresa e pelo setor para o próximo período.

Invista em novas tecnologias

O processo de Onboarding mais moderno não é feito somente com a presença física de gestores e recrutadores, mas também com o uso de novas tecnologias. 

É preciso investir em conteúdos online, em seminários, podcasts, jornais, pílulas de conhecimento e outros meios de comunicação e informação que gere conhecimento para o novo colaborador. 

Essas ferramentas darão mais flexibilidade e liberdade para o profissional escolher os momentos certos para ele aprender sobre a cultura organizacional da empresa, para conhecer os valores da empresa, dentre outros.

Treinamentos e feedbacks

Nos primeiros dias e semanas, invista em programas de treinamentos, para acelerar a adaptação do novo contratado na empresa. É importante antecipar ao máximo essa adaptação, pois ela gera maior produtividade, e melhora as entregas, gerando mais lucros e menos custos. Assim, nas primeiras semanas o investimento em treinamentos deve ser razoável. E assim como os treinamentos, o feedback terá uma importância muito grande nestes primeiros momentos do colaborador na empresa.

Invista em uma cultura produtiva de feedbacks, pois ela gera resultados e proporciona também o treinamento personalizado, com base no perfil específico daquele colaborador.

Conclusão

O processo de Onboarding numa empresa é importante e gera muitos benefícios, tanto para a área de RH, quanto para os colaboradores, que se sentem acolhidos e acabam se entregando de uma forma muito mais eficiente nestes primeiros momentos.

O Onboarding lida com uma fase crucial para a vida de um colaborador dentro de uma empresa, e por isso merece total atenção de gestores e recrutadores.

E você, já passou por algum processo de Onboarding?

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